ТЗ на мультимедийное оснащение музея: что в него включить, образец структуры и типичные ошибки

ТЗ на мультимедийное оснащение музея — документ, по которому подрядчика выберут, а результат примут. Если в нём только список экранов, музей получит экраны: без сценария, без содержания и без возможности что-то поменять после открытия. Ниже — из каких разделов состоит рабочее техническое задание, что писать в каждом, образец структуры и ошибки, которые встречаются чаще всего.

Мы разрабатываем программное обеспечение и контент для музейных экспозиций — тач-стол для музея НМИЦ им. Алмазова, выставка «Сахалинцы в локальных конфликтах» в Сахалинском краеведческом музее, экспозиция в Музее современной истории России, — поэтому смотрим на ТЗ глазами исполнителя: что в нём должно быть, чтобы проект можно было точно посчитать, сделать и сдать. Оговорка: мы не юристы по закупкам. Всё, что касается формулировок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, сверяйте с вашей контрактной службой.

Три задачи, которые решает ТЗ

• Сравнимые предложения. По расплывчатому ТЗ один участник считает «панель и плеер», другой — полноценное приложение с контентом. Цены отличаются в разы, и сравнивать их бессмысленно.
• Приёмка. Принять можно только то, что описано. «Интерактивный стол — 1 шт.» формально закрывается пустым столом с предустановленной операционной системой.
• Защита закупки. Описание объекта закупки и обоснование цены — первое, что проверяют при жалобе. Аккуратное ТЗ снимает большую часть вопросов заранее.

Структура ТЗ: десять разделов

Начинайте со сценария, а не с оборудования

Типичное ТЗ начинается с «интерактивный стол 55″ — 2 шт., видеостена 3×3 — 1 шт.». Рабочее — с ответа на вопрос, зачем посетитель подойдёт к каждому объекту и что унесёт с собой. Для каждого мультимедийного объекта достаточно пяти строк:

• тема и место в маршруте экспозиции;
• разделы содержания: например, «карта боевого пути», «лента времени», «галерея документов», «видеоинтервью»;
• аудитории и режимы: взрослый, детский, экскурсия с гидом;
• сколько человек пользуются одновременно и сколько времени проводят;
• языки интерфейса.

Из этих строк оборудование выводится почти автоматически: диагональ — из числа одновременных пользователей, тип установки — из возраста аудитории, звук — из того, есть ли в разделах видео. В обратную сторону это не работает: купленный заранее стол диктует сценарий, а не наоборот.

Требования к оборудованию: характеристики вместо марок

По 44-ФЗ в описании объекта закупки товарные знаки указывают только со словами «или эквивалент» (статья 33), за редкими исключениями. Поэтому оборудование описывают через характеристики, которые важны именно для музея. Учреждения, работающие по 223-ФЗ, руководствуются своим положением о закупке, но логика та же: описывайте функцию, а не модель. Дополнительно уточните у контрактной службы актуальные правила национального режима для радиоэлектроники — панели и компьютеры под них подпадают.

Конкретные числа зависят от сценария и зала, поэтому в образце ниже на их месте пропуски. Хороший способ их заполнить — запросить у двух-трёх подрядчиков предложения под ваш сценарий и взять пересечение характеристик.

Требования к программному обеспечению

Раздел, которого в большинстве ТЗ нет совсем, — и именно поэтому музей получает «плеер с картинками». Что стоит записать:

• Работа без подключения к интернету. Всё содержимое хранится на устройстве. Связь в залах нестабильна, а объект должен работать всегда.
• Режим киоска. Автозапуск при включении питания, возврат на стартовый экран при простое, отсутствие у посетителя доступа к операционной системе.
• Обновление контента силами музея. Кабинет, в котором сотрудник без программиста меняет тексты, фото и видео. Без этого пункта каждая правка — платное обращение к подрядчику.
• Одновременная работа нескольких посетителей — если это предусмотрено сценарием.
• Доступность. Крупный шрифт, контрастный режим, элементы управления в нижней части экрана для детей и посетителей на колясках.
• Статистика. Какие разделы открывают и сколько времени проводят — пригодится и для отчёта учредителю, и для обновления экспозиции.
• Удалённая диагностика. Возможность проверить и перезапустить объект без выезда — при наличии сети.
• Языки. Перечень языков интерфейса и содержания.

Требования к контенту: самый недооценённый раздел

Оборудование в смете музейного интерактива — обычно 30–50%. Остальное — сценарий, дизайн, программирование и контент. При этом в ТЗ контенту часто отведена одна строка: «наполнение — по согласованию с заказчиком». Итог предсказуем: подрядчик закладывает минимум, музей ждёт максимум, сроки срываются на согласованиях.

Отдельной строкой пропишите порядок согласования: сколько кругов правок входит в цену и в какой срок музей даёт замечания. Это защищает обе стороны.

Приёмка, гарантия и поддержка

• Этапы. Сценарий и прототип → дизайн → рабочая версия ПО с частью контента → полный контент → монтаж. Приёмка по этапам позволяет заметить расхождение до того, как оно стало дорогим.
• Критерии. Объект работает без интернета; включается и выключается по расписанию или кнопкой без участия специалиста; сотрудник музея на приёмке сам заменяет текст и изображение через кабинет; все разделы из сценария наполнены в согласованном объёме.
• Документация и обучение. Инструкция для смотрителя («что делать, если зависло») и для администратора, обучение сотрудников на месте.
• Гарантия. Отдельно на оборудование (гарантия производителя) и на программное обеспечение: срок, в течение которого ошибки исправляются бесплатно.
• Поддержка. Срок реакции на критичный сбой, канал обращения, что считается критичным. Экспозиция, которая не работает в каникулы, — это не «мелкая неисправность».

Права и исходные коды

Пропишите, что музею передаются права на разработанное программное обеспечение и контент в объёме, достаточном для дальнейшей доработки, а также исходный код, исходники графики и все доступы. Без этого пункта любое изменение через три года — только у того же подрядчика и по его цене. Мы передаём исходники и доступы по умолчанию; требуйте того же от любого исполнителя.

Образец: скелет ТЗ на интерактивный стол

Структуру можно скопировать и заполнить. Пропуски — то, что определяется вашим сценарием и залом.

1. Предмет. Создание мультимедийного объекта «интерактивный стол» для экспозиции «…»: разработка сценария, дизайна, программного обеспечения и контента, поставка оборудования, монтаж, обучение сотрудников.
2. Цель и аудитория. Объект раскрывает тему «…» для посетителей: … (школьные группы, индивидуальные посетители, туристы). Одновременно работают до … человек.
3. Место установки. Зал …, площадь … м², электропитание …, сеть: есть / нет. Ограничения: крепление к стенам и полу не допускается / допускается.
4. Содержание. Разделы: 1) … 2) … 3) … Режимы: взрослый, детский. Языки: русский, …
5. Оборудование. Сенсорная панель диагональю не менее …″, разрешение не ниже …, не менее … одновременных касаний, закалённое стекло, антибликовое покрытие; встроенный компьютер, обеспечивающий работу ПО без задержек; корпус напольный, высота рабочей поверхности … мм; рассчитано на ежедневную работу в течение всего рабочего дня.
6. Программное обеспечение. Работа без интернета; режим киоска; кабинет для обновления контента сотрудниками музея; статистика просмотров разделов; удалённая диагностика при наличии сети.
7. Контент. Тексты — … статей до … знаков; изображения — … единиц; видео — … минут; карта — … точек; лента времени — … событий. Исходные материалы предоставляет заказчик в срок …; подготовку к экрану, редактуру и вёрстку выполняет исполнитель. Кругов согласования — …
8. Этапы и сроки. Сценарий и прототип — …; дизайн — …; ПО — …; контент — …; монтаж и обучение — …
9. Приёмка. По этапам; критерии — см. раздел о приёмке выше. Документация: инструкции смотрителя и администратора.
10. Гарантия и поддержка. Оборудование — гарантия производителя не менее … месяцев; ПО — исправление ошибок в течение … месяцев; реакция на критичный сбой — не более … часов.
11. Права. Передача прав на ПО и контент, исходного кода, исходников графики и доступов.

Семь типичных ошибок

1. ТЗ — это список оборудования. Нет сценария, нет ПО, нет контента. Закупка проходит, экспозиции нет.
2. Контент — одной строкой. Объёмы не названы, исходные материалы не распределены. Это главный источник срыва сроков.
3. Нет кабинета для обновления. Выставка поменялась — стол показывает прошлогоднюю.
4. Нет требования работать без интернета. Сеть в зале пропала — объект показывает ошибку.
5. Марки и модели в описании. Повод для жалобы и отмены закупки.
6. Не учтена площадка. Розетка в пяти метрах, окно напротив экрана, стены сверлить нельзя — выясняется на монтаже.
7. Нет пункта о правах и исходниках. Через три года доработка возможна только у прежнего исполнителя.

Бюджет и сроки: на что ориентироваться

Для обоснования начальной цены чаще всего используют метод сопоставимых рыночных цен — по 44-ФЗ он приоритетный (статья 22); на практике собирают не менее трёх коммерческих предложений. Чтобы предложения были сравнимыми, рассылайте вместе с запросом сценарий и объёмы контента, а не только перечень оборудования.

Наши ориентиры: один интерактивный стол под ключ, с ПО и контентом, — от 350 000 ₽; только ПО и контент на уже закупленное оборудование — от 180 000 ₽; комплекс из нескольких столов, видеостены и проекции — от 1 200 000 ₽; постоянная экспозиция с пятью и более интерактивными зонами — от 3 500 000 ₽. По срокам: один стол — 1–2 месяца, комплекс — 2–3 месяца, постоянная экспозиция — 3–6 месяцев; быстрее, если коллекция уже оцифрована и описана. Подробнее — на странице мультимедиа для музеев.

Частые вопросы

Кто должен писать ТЗ — музей или подрядчик?

Содержательную часть — цель, аудиторию, темы, перечень материалов — может сформулировать только музей. Техническую — характеристики оборудования, требования к ПО, этапы — разумно готовить с участием специалистов: запросить предложения у двух-трёх исполнителей под ваш сценарий и собрать требования из пересечения. Итоговый документ и ответственность за него остаются за заказчиком.

Можно ли указать в ТЗ конкретную модель панели или стола?

По 44-ФЗ товарные знаки в описании объекта закупки указывают только со словами «или эквивалент», за редкими исключениями, поэтому надёжнее описывать оборудование через характеристики: диагональ, число касаний, яркость, защитное стекло, режим работы. При закупках по 223-ФЗ действует положение о закупке вашего учреждения. Формулировки сверяйте с контрактной службой.

Что писать про контент, если материалы ещё не собраны?

Запишите объёмы по видам — сколько экранных статей, изображений, минут видео, точек на карте — и распределите, кто что готовит и в какие сроки. Точный состав можно уточнить на этапе сценария, но порядок величин должен быть в ТЗ: от него зависят и цена, и сроки.

Можно ли закупить оборудование и программное обеспечение отдельно?

Технически да: мы, например, разрабатываем ПО и контент на уже закупленные панели — от 180 000 ₽ за один тач-стол. Риск раздельной закупки — стык: приложение нужно писать под конкретные характеристики устройства. Поэтому в ТЗ на оборудование стоит заранее учесть требования будущего ПО, а в ТЗ на ПО — указать, на чём оно будет работать.

Сколько стоит мультимедийное оснащение музея?

Зависит от числа объектов и объёма контента. Наши ориентиры: один интерактивный стол под ключ — от 350 000 ₽, комплекс из нескольких объектов — от 1 200 000 ₽, постоянная экспозиция — от 3 500 000 ₽. Оборудование в этих суммах обычно занимает 30–50%, остальное — сценарий, дизайн, программирование и контент.

Остался вопрос по вашей ситуации? Задайте его в комментариях — отвечаю лично, обычно в течение рабочего дня. — Дмитрий Гугуян, Rekkom